Southern Youth Zone

Ontmoet Innocent Misiko
Innocent Misiko, (32 jaar jong) komt uit Kenia. Sinds september 2007 werkt hij als Young Professional op het VSO Uganda kantoor. Hij geeft aan waarom hij graag uitgezonden wilde worden: "I felt my academic background in international development and the experience in organization capacity assessment fitted in well with the requirements of a VSO (STAP) volunteer programme, that had just been advertised in the local dailies in Kenya."

Innocent meldde zich aan, doorliep het voorbereidingstraject en werd geplaatst op het landenkantoor van VSO in Oeganda. Zijn functie? 'Organisational Processes Facilitator'. 

Volunteers
VSO Internationaal en VSO Uganda in het bijzonder, hebben veel te maken gehad met 'dropouts' onder hun 'volunteers'. In eerste instantie werden volunteer uitzendingen opgestart vanuit verzoeken van (potentiële) partnerorganisaties. Echter, soms bleken de door hen geuite behoeften niet aan te sluiten bij de ontwikkelingsfase waarin zij zich als organisatie bevonden.

Om een voorbeeld te noemen: een partnerorganisatie verzocht VSOU om het sturen van een fondsenwerver, omdat ze daar behoefte aan hadden. Toen de volunteer met specifieke vaardigheden in het fondsenwerven eenmaal 'binnen' was, bleek echter dat, voordat hier überhaupt een start mee gemaakt kon worden, het eerst nodig was voor de organisatie om hun strategie, structuur en financiele systemen op orde te hebben.

Anders zou een mogelijke donor zich wel twee keer achter de oren krabben voordat deze zou besluiten om hen financieel te gaan steunen.

Dit plaatste de volunteer in een positie waarin deze buiten de eigen competenties moest werken, wat voor zowel het functioneren als voor de motivatie niet gunstig was. Hetzelfde geldt voor een volunteer die ergens geplaatst wordt vanwege programmatische vaardigheden (bijv. een expert in disability), die er bij aankomst achter komt dat de organisatie eigenlijk eerst fondsen dient te werven voordat ze überhaupt kunnen beginnen met wat voor programma dan ook. 

VSO Uganda kantoor
VSO Uganda focust op drie ontwikkelingsthema's: 'Gehandicapten, participatie & bestuur en Gezondheid & sociaal welzijn'. Hun partners zijn werkzaam binnen deze thema's. Het fundamentele probleem is dat noch de partnerorganisatie noch de VSOU programmamanagers brede ervaring hebben in vraagstukken op het vlak van organisatieontwikkeling.

Programmamanagers zijn veelal thematische experts en hebben niet allemaal evenveel organisatorische en managementervaring. Daarom werd er een vacature uitgezet voor een Organisational Processes Facilitator. Innocent werd gekozen om deze functietitel inhoud te geven.

De functie: Organisational Processes Facilitator
In zijn dagelijkse werk is Innocent verantwoordelijk voor het doen van assessments van de organisatiecapaciteit onder potentiële en huidige partners van VSO Uganda.

Innocent legt uit hoe dit proces in zijn werk gaat:“Normally, either party approaches another and VSOU initiates the first meeting with either the director or board of the (potential) partner." Zo'n eerste gesprek wordt gebruikt als een soort quick scan en dient ook om elkaar te leren kennen en te weten te komen wat de ander doet en hoe.

Bovendien wordt zo ook duidelijk in hoeverre dit in lijn is met de drie gebieden waarin VSO Uganda werkzaam is. Innocent: “At this stage, we look at issues like organizational ownership (mission, vision and values), organisational management and structure, the governance structure, resource mobilization strategies, financial systems, external and internal reporting systems and planning among others.”

Workshop
Als blijkt dat er partnership mogelijkheden zijn, dan wordt er een tweede meeting gepland (workshop setting), waarbij meerdere stakeholders betrokken worden, zoals de staf en bestuur, om commitment en een gedeelde visie boven tafel te krijgen.

Wanneer overeenstemming is bereikt over de gebieden waarop samengewerkt kan worden, wordt er een logical framework geformuleerd om een kader te schetsen voor de interventie. Tijdens de dienstreis van PSO, faciliteerde Innocent een dergelijke workshop, met de potentiële partner WADUP (Wakiso District Union of People with Disabilities). 

Logical Framework benadering 
Op de agenda voor de workshop stonden de volgende onderwerpen: het uitwisselen van verwachtingen, presentaties van beide organisaties, het uittekenen van de interne organisatie en de institutionele omgeving en een SWOT analyse.

Innocent: ‘We didn’t get around to developing a problem- and objectives tree. This will be the start of the next session. Than we come to know where VSO could fit in and what kind of placement is needed. Consequently, a work plan and a logical framework for the intervention is drafted.'

Innocent deelt zijn ervaringen met de workshops geregeld met zijn collega's op het VSO Uganda kantoor en soms vergezellen de programmamanagers hem wanneer hij een workshop geeft.

Resultaten van de uitzending
Wanneer we Innocent vragen wat voor resultaten hij tot nu toe geboekt heeft, geeft hij ons een voorbeeld van een partnerorganisatie die drie volunteers op een rij had gehad, die allemaal hetzelfde deden: Fondsenwerven.

Innocent heeft bij deze organisatie eveneens een organisatie assessment workshop gehouden. Bij het ontwikkelen van het logical framework kwamen ze er gezamnelijk achter dat het hoofdprobleem het interne systeem van de organisatie was. De rapportagevaardigheden, maar ook hun transparantie en verantwoording lieten te wensen over.

Vervolgens is er een expert in organisatieontwikkeling ingezet en deze uitzending loopt momenteel naar ieders tevredenheid. Vanaf de start van zijn uitzending tot aan nu, heeft Innocent al meer dan 20 assessments van potentiële partnerorganisaties uitgevoerd en zijn er al vele succesvolle volunteer plaatsingen gedaan.

Daarnaast zijn de programmamanagers van VSOU zich meer bewust en gekwalificeerd in het doen van organisatie assessments vooraf aan de plaatsing van volunteers. 

Culturele verschillen?
Innocent is erg tevreden over hoe zijn uitzending loopt. Het feit dat Kenia en Oeganda buurlanden zijn, heeft hem bovendien geholpen om zich gemakkelijk aan de culturele context aan te passen. Dit zorgde er ook voor dat hij per direct aan de slag kon en een toegevoegde waarde aan het team kon gaan vervullen.

Door frequente discussies met de landendirecteur van VSOU over onder meer de logical framework benadering en over methoden als appreciative inquiry, werd Innocent direct gestimuleerd om deze technieken in zijn dagelijks werk toe te passen. 

Zuid-Zuid uitzendingen: De Toekomst?
We bespraken het nieuwe PSO Southern Youth Zone programma met Innocent, en hij merkte direct een heel duidelijk voordeel op: “Right now I’m not so sure about my future. ‘I don’t have a ‘sending organisation to whom I will return at the end of this placement.So I clearly see an added value in having a sending and a receiving organisation within the programme. This way you can make sure that the placement is really sustainable and all the acquired skills and knowledge do not disappear and resources will not go to waste at the end of the placement.