Kennismanagement

Inzet van diverse tools versterkt kennismanagement IICD

Hoe vergroot je in het Zuiden het bewustzijn van wat ICT kan doen voor ontwikkeling? Dit is een leidende vraag voor het werk van IICD. De afgelopen jaren heeft IICD daarbij een professionaliseringsslag gemaakt. Martine Koopman, Officer Knowledge Sharing, vertelt wat de organisatie heeft gedaan aan de verbetering van de kwaliteit van capaciteitsopbouw.

IICD staat voor International Institute for Communication and Development. Ze ondersteunt partnerorganisaties in Afrika en Zuid-Amerika, die op hun beurt helpen bij de ontwikkeling van de gezondheids-, landbouw- en onderwijssector door middel van ICT. Martine Koopman legt uit wat dat concreet betekent: ‘We merkten bijvoorbeeld in de landbouwsector in Zambia dat de informatiestroom tussen onderzoekers, landbouwspecialisten in de districten en boeren moeizaam verliep. Ze snapten de onderzoeksinformatie niet. Daarin hebben we een slag gemaakt. De informatie is nu begrijpelijker voor boeren. Bovendien hebben we voor ‘tweerichtingsverkeer’ gezorgd. Daarmee bedoel ik dat de vragen van boeren er nu voor zorgen dat onderzoek veel gerichter plaatsvindt.’

Monitoring and Evaluation System strategieën voor capaciteitsopbouw

Als lerende organisatie werkt IICD continu aan de kwaliteit van capaciteitsopbouw. ‘Het is de afgelopen jaren een stuk professioneler geworden’, zegt Koopman. ‘Al langere tijd werken we bijvoorbeeld met een Monitoring and Evaluation System. Maar we zetten dit instrument nu voor veel meer doeleinden in, zoals voor planning en documentatie. Het systeem dient niet alleen om de impact van projecten vast te stellen, maar vooral om te leren. Op basis van de uitkomsten van de evaluatie kunnen we discussiëren, aanpassen en accenten leggen. Niet alleen wij leren van het systeem, vooral onze partners. Verder hebben we een peer assistance programma. Als ik tegen een probleem aanloop, leg ik dat via een intervisiemethodiek aan mijn collega’s voor. Daarbij delen we niet alleen successen, maar juist ook de dingen die niet goed zijn gegaan, zodat we daarvan kunnen leren.’

Deze vormen van capaciteitsopbouw werken door naar de landen waar IICD actief is. ‘Intern weten we meer van elkaar. Dus weten we beter wat er in andere landen en andere sectoren speelt. Je kunt ideeën meestal niet één op één overnemen, maar je kunt ze wel gebruiken. In de landen zelf zie je dat kennisuitwisseling op een hoger niveau is dan een paar jaar geleden en dat organisaties groeien’, aldus Koopman.

Thematic Learning Communities

In het leerproces is ook een belangrijke rol weggelegd voor de zogenoemde Thematic Learning Communities (TLC’s). Koopman legt uit: ‘Binnen IICD hebben we per sector communities gevormd, waarin we zowel face-to-face ontmoetingen hebben als elektronische discussiegroepen hebben gevormd. De TLC’s geven structuur aan het delen van kennis en ervaring. Het is een enorme vooruitgang. Voorheen wisten we te weinig van wat er in elkaars sector speelde. Er was onvoldoende uitwisseling. Nu weet ik bij wie ik met bepaalde vragen terecht kan en wordt sectorinformatie over bijvoorbeeld Ghana gedeeld met die over Tanzania. Het is een tool waarmee we een collectief geheugen opbouwen. Bovendien transformeert IICD hiermee van een ICT-projectbureau naar een organisatie die structureel bijdraagt aan de verbetering van een bepaalde sector.’

‘Partnerorganisaties profiteren ook van deze kennisuitwisseling. Met onze bredere visie kunnen we ze nu namelijk veel beter adviseren. Niet alleen op project-, maar vooral ook op sectorniveau. We helpen organisaties verder te groeien, waardoor ze een belangrijker rol gaan spelen in de sector waarin ze actief zijn.’

Leerwerktraject

Samen met PSO doorloopt IICD een Leerwerktraject. Wat houdt dat traject in? ‘PSO draagt nieuw materiaal en nieuwe methoden voor capaciteitsopbouw aan. Zoals de benadering van de drie niveaus van capaciteitsopbouw, namelijk human resources development, organisatieversterking en institutionele ontwikkeling. Ook helpt PSO ons met reflectie: wat doen wij op het terrein van capaciteitsopbouw?’

‘Voor Zambia betekent het Leerwerktraject bijvoorbeeld dat we bekijken hoe capaciteitsopbouw ertoe bijdraagt dat ICT binnen de onderwijssector goed wordt ingebed. We proberen daarbij een methodiek te ontwikkelen die niet alleen in de onderwijssector in Zambia bruikbaar is, maar ook in andere sectoren en in andere landen. De methodiek bestaat uit workshops, die partners de kans geven te laten horen of wij capaciteitsopbouw op een goede manier aanpakken. Het uiteindelijke doel van het Leerwerktraject is de methodiek zo ver te ontwikkelen, dat je je als (partner)organisatie overbodig maakt. Zo’n methode is nooit een blauwdruk, het gaat om een overkoepelende methodiek’, aldus Koopman.

Een van de geleerde lessen van het traject in Zambia was dat schoolleidingen veel te laat bij projecten werden betrokken. Koopman: ‘Schoolleidingen zagen bijvoorbeeld niet het nut in van het reserveren van een bedrag voor internet. We zijn erachter gekomen dat ze, als je ze direct bij projecten betrekt, beter begrijpen dat je op die manier een betere school kunt opzetten. Door vanuit het perspectief van de onderwijssector te werken, komen we dus tot nieuwe inzichten.’

PSO

Bij het werken aan kwaliteit van capaciteitsopbouw heeft PSO een belangrijke rol gespeeld. ‘Dankzij de kwaliteitsbonus van PSO heb ik bijvoorbeeld een praktische cursus faciliteren voor gevorderden kunnen volgen. In het kader van het Leerwerktraject is het kunnen faciliteren van workshops in verschillende omstandigheden van groot belang. De cursus heeft mij geholpen: de opgedane vaardigheden heb ik al regelmatig kunnen toepassen, zowel binnen IICD als bij de netwerken in Ghana en Zambia. Ik herken nu beter de groepsdynamiek, heb geleerd hoe je met verschillende typen mensen kunt omgaan en heb het aantal methodieken en stijlen verbreed,’ zegt Koopman. ‘Overigens heeft PSO nog meer gefinancierd, zoals projecten in de governance-sector in Ecuador en de onderwijssector in Zambia.’

‘Ook het Leerwerktraject heeft toegevoegde waarde. Het bouwt reflectie in, iets waar in het dagelijkse werk weinig tijd voor is. Uit die reflectie komen leermomenten voort. Bovendien biedt het Leerwerktraject houvast aan een organisatie die methodieken opbouwt en die aan het transformeren is van een project- naar een kennisorganisatie. Het uitwisselen en delen van kennis is binnen IICD heel belangrijk. We hechten dan ook veel waarde aan goed opgeleide stafleden die een bijdrage kunnen leveren aan IICD als lerende organisatie.’